Tout document basé sur la réception d'argent nécessite que le formulaire correct soit rempli. Si l'organisation a fourni à l'employé des fonds pour tout besoin, il est alors nécessaire de le signaler en remplissant un rapport préalable.
Qui doit remplir le relevé préalable
Le directeur ne peut pas donner de l'argent à l'organisation à un employé comme ça. Dans un premier temps, une liste des employés qui sont éligibles pour recevoir des avances de fonds avec un rapport ultérieur doit être déterminée. Pour cela, il est nécessaire d'établir et d'émettre une commande spéciale.
Si un subordonné a besoin de fonds pour mener à bien une entreprise, il doit alors fournir au directeur une déclaration sous forme libre. Il est impératif d'indiquer le montant requis et le but pour lequel l'argent est demandé. Si le directeur est d'accord avec la déclaration, il signe alors personnellement la déclaration et indique combien il permet de prendre des fonds et pour combien de temps.
Il est important de souligner que l'argent ne peut être émis qu'à un employé qui a déjà déclaré intégralement tous les montants reçus précédemment.
Parfois, un employé peut avoir besoin d'une procuration, qui doit être délivrée au nom de l'organisation selon le modèle établi n° M-2 ou n° M-2a. Ces formulaires ont été approuvés en 1997 par un décret du Service fédéral des statistiques de la Fédération de Russie.
Pour l'argent dépensé, qui a été émis dans le service comptable de l'organisation, l'employé doit déclarer. Il y a un certain délai dans lequel vous devez remplir et soumettre une note de frais. Il est de 3 jours à compter de la fin du délai précisé par le responsable de l'organisation sur le formulaire de candidature.
Si des fonds ont été fournis à l'employé pour des besoins de voyage, il doit les justifier dans les 3 jours ouvrables suivant son retour d'un voyage d'affaires.
Comment les dépenses sont confirmées pour une note de frais
S'il reste de l'argent à l'employé, il ne pourra pas le remettre à la caisse comme ça. Tout d'abord, vous devez rassembler tous les documents qui confirment que l'argent a été dépensé exactement pour les besoins pour lesquels ils ont été fournis. Il peut s'agir de reçus de caisse et de vente, de billets de voyage, de reçus, d'actes et d'autres formes de déclaration stricte.
Après réception de chacun de ces documents, il est impératif de vérifier si la date, le montant et les détails sont lisibles.
L'employé devra soumettre tous les documents au service de comptabilité.
Que se passe-t-il si la note de frais est mal remplie
Si l'employé a mal rempli ou n'a pas fourni de rapport préalable dans les 3 jours, l'autorité de contrôle considérera les fonds reçus comme des revenus, sur lesquels il sera nécessaire de calculer la prime d'assurance et l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Si, plus tard, l'employé fournit toujours tous les documents nécessaires et un rapport, le comptable devra effectuer un nouveau calcul.
Un employé autorisé de l'organisation peut retenir le montant pour lequel le rapport n'a pas été soumis sur le salaire de l'employé.
Règles de base pour l'établissement d'un rapport préalable
Les règles suivantes sont au cœur de la fourniture d'une note de frais:
- Le rapport préalable doit être appuyé par des documents confirmant les montants dépensés.
- Les documents doivent être soumis au plus tard 3 jours ouvrables après la fin du voyage d'affaires, la période spécifiée par le gestionnaire, ou à partir du moment du départ au travail après une maladie ou des vacances.
- Un procès-verbal est établi dans un formulaire spécial n° AO-1. Il est également permis d'utiliser la forme d'un rapport préalable, qui est approuvé par le chef de l'organisation.
- Seul le gestionnaire devrait être responsable de l'approbation de la note de frais.
- Le rapport préalable est rempli par l'employé qui a dépensé l'argent. De plus, certaines informations doivent être saisies par un comptable.
Les données suivantes doivent être indiquées dans le rapport préalable:
- Informations sur l'entreprise qui a émis l'argent à l'employé.
- Données sur l'employé qui a reçu des fonds de l'organisation.
- Le but pour lequel vous devez fournir de l'argent à un employé de l'entreprise.
- Montant.
- Données sur toutes les dépenses avec confirmation.
- Solde des fonds, le cas échéant.
À la fin, des signatures sont apposées par l'employé et les employés du service comptable, qui ont émis l'argent et reçu le reste.
Il n'est pas nécessaire de tamponner le décompte préalable. C'est parce que le document est interne. Et ne dépasse pas l'organisation. De plus, depuis 2016, toutes les personnes morales, et pas seulement les entrepreneurs individuels, ont parfaitement le droit de ne pas approuver leurs documents avec leurs cachets et cachets.
Le rapport est rempli en un seul exemplaire. Il fait partie de la documentation principale et vous ne devez pas faire d'erreurs dans sa conception. Si, pour une raison quelconque, il n'était pas possible d'éviter les taches ou le remplissage incorrect, il est préférable de prendre un nouveau formulaire et de le remplir d'une nouvelle manière.
Comment remplir une note de frais
Il semble qu'un document aussi important pour la circulation interne devrait être très difficile à remplir. Mais c'est fondamentalement faux. Après l'avoir rempli pour la première fois, il ne devrait pas y avoir de difficultés plus tard si vous devez le remplir à nouveau.
Les données doivent être saisies par le salarié dans l'ordre suivant:
- À l'aide des données d'enregistrement de l'organisation, le code OKPO et le nom complet de l'entreprise sont saisis.
- Dans les colonnes à côté de l'inscription « Rapport préalable », il est nécessaire de noter le numéro du document et la date de sa préparation.
- Sur la droite, il est impératif de laisser un peu d'espace libre, vide. Il sera nécessaire pour les dossiers du chef de l'organisation: le montant en toutes lettres, la date d'approbation du rapport et la signature.
- Ci-dessous, toute la ligne contient des informations sur l'employé qui a reçu l'avance d'argent. Il faut indiquer dans quelle unité structurelle il travaille, son nom, prénom, patronyme et fonction. Le matricule de l'employé est également indiqué et la raison pour laquelle l'avance était nécessaire.
Ceci conclut la première partie de la note de frais. De plus, le formulaire contient deux tableaux. L'un d'eux est également rempli par l'employé qui a reçu les fonds. Vous devez saisir le montant total de l'acompte et la devise dans laquelle il a été émis. Le montant du solde ou du dépassement doit être indiqué ci-dessous.
Le deuxième tableau est complété au service comptable par un spécialiste habilité. Il doit contenir des données sur les comptes comptables, les sous-comptes et les fonds qui y transitent. Le code de la transaction et les montants exacts doivent être indiqués.
En dessous des tableaux, il est nécessaire d'indiquer combien de documents sont joints au rapport et combien de pages ces documents contiennent.
Une fois toutes les colonnes remplies, les documents doivent être vérifiés par le chef comptable. Selon le résultat, il doit indiquer le montant à déclarer dans une ligne spéciale à cet effet.
Ci-dessous le comptable et le chef comptable doivent être signés avec leur relevé de notes. En outre, il convient d'indiquer à un employé du service comptable le montant du solde ou du recalcul et le numéro du mandat de paiement par lequel ce montant est passé. Le caissier qui a reçu le solde ou émis un montant identique au dépassement doit également signer l'état d'avance.
La partie suivante du rapport financier est négociable. Il doit contenir toutes les informations nécessaires sur les documents, qui confirment le fait que les fonds ont été dépensés pour les besoins demandés. Dans cette partie, vous devez saisir les données suivantes:
- Détails de chaque organisation qui a émis le document.
- Date d'Emission.
- Nom.
- Le montant exact de l'argent dépensé.
- Le numéro du compte par lequel le montant indiqué dans le document a été enregistré.
L'employé doit signer sa signature sous la table dans une ligne spéciale. Ainsi, il confirmera l'exactitude des informations spécifiées.
La dernière partie du rapport de dépenses est la partie de coupure. Il a un reçu du comptable, qu'il remplit après avoir reçu des documents de l'employé confirmant l'argent dépensé. Sur la partie détachable, il faut indiquer:
- Informations sur l'employé (nom complet).
- Numéro du rapport et date d'émission.
- Le montant en lettres qui a été remis à l'employé.
- Nombre de documents de déclaration prouvant les coûts.
Après cela, le comptable appose la date et la signature. La partie détachable doit être remise à l'employé comme preuve des données reçues.
