La règle générale de la conversation d'affaires peut être formulée comme « un maximum d'informations en un minimum de temps ». Un préalable est aussi une démonstration de respect envers l'interlocuteur, même s'il n'est pas très sympathique. Il vaut mieux se laisser les émotions et les jugements de valeur, dans une conversation il vaut mieux réagir calmement même aux moments désagréables.
Il est nécessaire
- - connaissance des normes de politesse et de savoir-vivre en affaires;
- - compétences en communication.
Instructions
Étape 1
Le genre de conversation d'affaires doit inclure toute communication avec un interlocuteur au travail, qu'il s'agisse d'un collègue ou d'un représentant d'une autre organisation avec laquelle vous entrez en contact d'une manière ou d'une autre dans le cadre de vos fonctions officielles, qu'il s'agisse d'une rencontre personnelle, une conversation téléphonique, une correspondance par courrier électronique ou postal, une communication via des programmes de messagerie instantanée, etc.
De nombreux moments liés à la résolution de problèmes personnels entrent dans la même catégorie: obtenir des services publics, acheter et vendre des biens personnels, etc.
Étape 2
Avant de commencer à communiquer, réfléchissez bien aux informations que vous souhaitez recevoir ou, au contraire, transmettre à l'interlocuteur. En fonction de la situation (le premier contact ou le suivant, laquelle des parties a le plus d'obligations envers l'autre, comment votre relation s'est développée plus tôt, etc.), réfléchissez à la manière dont vous pouvez intéresser l'interlocuteur, convaincre.
Dès les premiers mots, si vous êtes l'initiateur de la conversation, il doit représenter à qui et sur quelle question il a affaire.
Dans certains cas, il ne sera pas superflu de se demander s'il est commode pour l'interlocuteur de parler maintenant. Dans d'autres, si la situation est favorable, insistez sur l'urgence de votre recours.
Étape 3
Transmettez clairement les informations nécessaires à l'interlocuteur, si nécessaire, précisez s'il vous a bien compris. À votre tour, écoutez attentivement l'autre côté et assurez-vous de bien faire les choses. Si nécessaire, posez des questions de clarification. Il ne sera pas superflu de demander à l'interlocuteur s'il a des questions.
En fin de compte, vous devez vous comprendre correctement.
Étape 4
Si l'autre côté se trompe franchement, il est impératif de le lui faire remarquer avec le maximum de justesse. Et si vous dépendez d'elle plus qu'elle ne dépend de vous, c'est encore plus important de le faire. Vous ne devriez pas avoir peur que cela aggrave votre situation.
Au contraire, ceux qui connaissent leurs droits et savent les défendre dans le cadre de la loi et de l'étiquette sont respectés. Et s'ils ne l'aiment pas, ils essaient toujours de ne pas se mettre en colère. Et parce que plus tôt vous montrez vos dents, mieux c'est.
Étape 5
À la fin de la conversation, résumez sa conclusion générale et, si nécessaire, convenez d'une interaction ultérieure: lorsque le résultat de l'une ou l'autre des actions convenues devrait être prêt, comment allez-vous contacter l'autre partie, qui doit prendre quoi et à quel moment cadre sur le sujet de votre conversation.
Toutes les obligations contractées doivent être respectées, et s'il est impossible de le faire, il est nécessaire de soulever à l'avance l'autre partie sur de telles circonstances et d'initier une discussion sur les alternatives, en proposant votre propre version de la résolution du problème.
