Les documents bancaires sont classés par type dans des dossiers séparés et le plus souvent par ordre chronologique. La sélection est effectuée par l'employé responsable de la formation de la documentation. Une commission spéciale s'occupe de la destruction des documents périmés.
Le stockage des documents bancaires est effectué à la fois par les banques elles-mêmes et par les organismes qui tiennent les comptes. L'ordre de stockage dans un établissement peut différer légèrement de l'ordre de stockage dans un autre.
Comment sont stockés les documents bancaires dans les organisations
Les documents de la banque qui se trouvent dans l'organisation confirment la conduite des transactions monétaires et sont reflétés dans les registres comptables. Le lieu de leur stockage est le service comptabilité, dont les employés peuvent répartir tous les papiers par type dans des dossiers séparés dans le cadre des comptes et des banques. Si une entreprise a plusieurs comptes courants, un dossier distinct est créé pour chacun, s'il s'agit d'un compte en devise, la devise du compte est indiquée sur la couverture et le dos. L'ordre chronologique est utilisé pour enregistrer les relevés pour chaque compte. Chaque relevé comporte un classeur composé des documents de paiement et des justificatifs de paiement pour chaque jour de transaction.
Un dossier séparé est créé pour les factures payées. Les documents de contrôle des devises sont stockés dans des dossiers séparés, où vous pouvez trouver toutes les informations sur l'utilisation des comptes en devises. Nous parlons de passeports de transactions, de certificats de confirmation de travaux ou de services effectués, de certificats de transactions de change et autres. Si le volume de la documentation est faible, il y aura suffisamment de registres indiquant le numéro, le montant et la date du document.
Comment les documents sont stockés dans les banques commerciales
Ces institutions stockent les documents confirmant les activités financières et économiques de la banque et les documents de règlement et de paiement des clients. La responsabilité en incombe au directeur et au chef comptable. Les documents papier et électroniques sont soumis au stockage. Les papiers sont conservés dans une installation de stockage spéciale, pour l'accès à laquelle vous devez obtenir un permis spécial. Le permis doit être signé par le chef comptable ou son adjoint.
Le classement de la documentation mémorielle est effectué quotidiennement, pour cela un dossier séparé est mis en place, dans lequel les documents sont également stockés par ordre chronologique. La sélection est effectuée par un employé qui est responsable de la formation correcte de la documentation financière. Les autres dossiers sont constitués de documents financiers en espèces et de documents reflétant des informations sur les dépôts des clients. Les documents contenant des informations sur les opérations avec des métaux précieux sont classés dans des dossiers séparés.
La nécessité de placer certains types de documents dans différents dossiers est due au fait que chaque papier a sa propre durée de conservation. Ceci s'applique également au stockage de documents sous forme électronique. Pour la destruction des documents dont la durée de conservation est expirée, une commission spéciale est constituée, dont les membres parcourent chaque papier, puis remplissent un acte spécial, qui confirme que les documents dont la durée de conservation est expirée ont été détruits.
