Dans le processus de réalisation des activités, les chefs d'organisation effectuent des règlements via la caisse. Dans le même temps, ils doivent observer une discipline de trésorerie, qui est réglementée par la Banque centrale de la Fédération de Russie. Le concept de « transactions en espèces » comprend la réception de fonds, le stockage et les dépenses. Tous ces mouvements doivent être formalisés conformément à la loi russe.
Règles de travail avec la caisse de l'organisation
En règle générale, le caissier doit travailler avec le caissier. C'est avec lui que le chef de l'organisation conclut un accord de pleine responsabilité. S'il n'y a pas un tel employé dans le personnel, un comptable et le chef de l'organisation peuvent être nommés à son poste.
Chaque année, une personne morale doit convenir avec la banque de la limite du solde de trésorerie à la fin de la journée ouvrable. C'est-à-dire que les espèces ne doivent être conservées à la caisse que pour le montant indiqué dans le calcul. Vous pouvez prendre ce formulaire auprès de votre institution financière, le remplir et le soumettre avant la nouvelle année civile. Si vous ne le faites pas, vous n'avez pas le droit de garder les fonds à la caisse de l'organisation.
Réception des fonds à la caisse
L'argent peut provenir de diverses sources, par exemple du compte de règlement de l'organisation, de contreparties, de fondateurs, de personnes responsables, etc. Dans tous les cas, vous devez documenter la réception de l'argent dans des documents, utilisez pour cela l'ordre de reçu de caisse (formulaire N°KO-1). Vous devez rédiger un document en un seul exemplaire. Vous devez remettre la partie détachable, signée par le caissier et le chef comptable, à la personne qui a déposé l'argent.
L'ordre d'encaissement est archivé sur le rapport du caissier et enregistré dans le livre de caisse (formulaire n°KO-3).
En comptabilité, vous devez effectuer les écritures suivantes:
- D50 K51 - les fonds ont été reçus au bureau du caissier du compte courant de l'organisation;
- D50 K62 - des fonds ont été reçus des contreparties au caissier;
- D50 K71 - les fonds ont été reçus de la personne responsable au caissier;
- D50 K75 - les fonds ont été reçus à la caisse du fondateur
- D50 K90.1 - des fonds ont été reçus à la caisse à la suite de la vente.
Sortie des fonds de la caisse
Tous les mouvements d'espèces doivent également être documentés et reflétés dans les registres comptables. Pour ce faire, utilisez un bon de caisse (formulaire N°KO-2). Les fonds peuvent être utilisés pour payer les salaires, émettre des montants de soumission, déposer des fonds sur un compte courant, etc. La note de frais complétée doit être inscrite dans le livre de caisse et classée dans le rapport du caissier.
En comptabilité de caisse, effectuez les écritures suivantes:
- D70 K50 - des salaires ont été versés aux employés de l'organisation;
- D71 K50 - les fonds pour la soumission ont été émis;
- D60 K50 - des fonds ont été émis au fournisseur pour les marchandises.
Si l'organisation dispose de plusieurs caisses enregistreuses, par exemple dans le cas de plusieurs divisions, l'entreprise doit avoir un caissier en chef. C'est lui qui remplit le livre de comptabilité des espèces reçues et émises par le caissier (formulaire N°KO-5). Toutes les transactions effectuées avec la participation de la caisse doivent être reflétées dans le livre de caisse (formulaire n°KO-4). À la fin de la période de référence, le livre est cousu, numéroté et scellé avec les sceaux de l'organisation et la signature du chef et du chef comptable.
Personne responsable
La personne responsable est la personne à qui les fonds ont été émis à partir de la caisse. Cette personne ne peut être qu'un salarié de l'entreprise. Il doit rendre compte du montant reçu.
Il y a les exigences suivantes pour l'émission de fonds comptables:
- le responsable doit déclarer le montant reçu dans les trois jours suivant la fin de la période indiquée dans le bordereau de dépenses ou dans l'ordre du gestionnaire sur l'émission des fonds;
- il doit présenter des pièces justificatives de la dépense en espèces (chèques, reçus, factures, etc.). Si les fonds ne sont pas tous dépensés, le responsable doit les restituer;
- il est interdit de transférer des fonds comptables à un employé d'un autre.
Lors du retour des pièces justificatives, le responsable doit savoir que les reçus, chèques, factures doivent être correctement remplis, les frais doivent être économiquement justifiés.
