Souvent, les travailleurs ont des situations où il est nécessaire de s'absenter du lieu de travail pendant plusieurs heures ou jours. Cela est généralement dû à des circonstances familiales imprévues. Dans ce cas, la législation permet l'enregistrement des congés sans solde, qui sont souvent appelés congés administratifs par la population. L'enregistrement d'un tel congé n'est pas moins important que le congé payé, car l'exactitude du calcul du salaire et la mise en œuvre des tâches de production par l'employé en dépendent. Vous trouverez ci-dessous des instructions détaillées sur la façon d'organiser des vacances à vos frais, avec la saisie des données dans la feuille de temps.
Motifs légaux d'obtention d'un congé sans solde
Le congé sans solde est garanti à tous les travailleurs par la loi (art. 182 Code du travail). La durée du congé est fixée par accord entre l'employeur et le salarié. Dans des cas particuliers, la durée du repos forcé est fixée par les normes du code:
- en relation avec le décès d'un parent proche, un mariage ou la naissance d'un enfant - jusqu'à 5 jours calendaires;
- personnes handicapées qui travaillent - jusqu'à 60 jours;
- Participants à la Seconde Guerre mondiale - jusqu'à 35 jours;
- retraités qui travaillent - jusqu'à 14 jours par an;
- parents et épouses (maris) de militaires, employés d'organismes des affaires intérieures, des services d'incendie fédéraux, des autorités douanières, employés d'institutions et d'organismes du système pénal, décédés ou décédés des suites d'une blessure, d'une commotion cérébrale ou d'une mutilation subis lors de l'exécution des devoirs du service militaire (service), ou en raison d'une maladie associée au service militaire (service) - jusqu'à 14 jours civils par an.
Le congé est délivré sur demande écrite d'un employé avec une marque obligatoire dans la feuille de temps. Les jours pris ne font pas l'objet d'une compensation et ne sont pas pris en compte dans le calcul du salaire moyen.
Instruction pour l'enregistrement des congés sans salaire
Des instructions détaillées pour obtenir des vacances sont décrites ci-dessous.
- Le besoin de l'employé d'un congé sans solde.
- Discussion avec le gestionnaire de l'opportunité de quitter le travail au bon moment.
- Rédaction d'une déclaration. Le formulaire peut être approuvé au sein de l'organisation, ou la demande est écrite sous quelque forme que ce soit adressée au chef de l'organisation ou à un spécialiste autorisé sous quelque forme que ce soit. Il est conseillé d'indiquer la période exacte du premier au dernier jour, inclus. Les week-ends et jours fériés sont inclus dans les congés sans solde. Afin d'éviter les inexactitudes, il est préférable de ne prescrire que des jours ouvrables. En pratique, il n'est pas toujours nécessaire d'expliquer les motifs du congé. La formulation "pour raisons familiales" est acceptable. Ceci est décidé individuellement dans l'organisation.
- Visite du chef (si nécessaire) et transfert pour exécution. Selon les spécificités de l'organisation, il peut s'agir personnellement du directeur, du secrétariat, du service du personnel ou du service comptabilité. Une demande de congé est rédigée strictement avant son démarrage. La période minimale la veille. Jour après jour n'est possible que pour les raisons les plus impérieuses avec l'accord du guide.
- Le spécialiste responsable saisit les données d'absence de l'employé dans la feuille de temps. Il est établi par analogie avec les congés annuels dans la section "Vacances" du programme de travail. Dans le champ de la date de congé, la période d'absence de la personne est notée, "Type de congé" est sélectionné comme congé sans solde. Les données sont enregistrées dans le système.
- Des lignes apparaissent sur le bulletin, indiquant un congé sans salaire pour la période spécifiée dans la demande. Les désignations suivantes sont généralement adoptées: DO (congé sans solde avec l'autorisation de l'employeur) et OZ (congé sans solde, prévu par la loi). En pratique, le plus souvent, la désignation "DO" est suffisante, car elle est de nature plus formelle. Un exemple de feuille de temps remplie est présenté ci-dessous.
- Le bulletin de notes manuscrit, si nécessaire, comporte également des données sur l'absence d'une personne dans le cadre du congé sans entretien. Il est désigné par analogie avec la version électronique.
- Une ordonnance d'octroi de congé sous la forme unifiée T-6 est imprimée. Le formulaire contient les dates d'absence du salarié. Dans la ligne "B" est écrit "Vacances sans solde". La période de travail n'est pas précisée, elle n'est importante que pour les vacances annuelles.
- L'ordre est visé par le chef et envoyé à l'employé pour signature.
- Sur la base de la commande signée et des données du bulletin, le calcul est effectué et les salaires sont calculés en tenant compte des heures réellement travaillées.
En respectant la procédure spécifiée, les jours d'absence de l'employé seront considérés comme légaux et ne seront pas assimilés à de l'absentéisme. Il est important d'avertir rapidement l'employeur de l'intention de quitter le travail et d'établir les documents nécessaires.
Dans des cas exceptionnels, il est possible d'établir des documents « rétroactivement », dans ce cas, le défaut de comparution du salarié est inscrit sur le bulletin. Si à l'avenir l'enregistrement des congés sans salaire ne suit pas, la question de l'absentéisme du salarié est soulevée avec des sanctions ultérieures pouvant aller jusqu'à son licenciement.
