Les conditions de stockage des contrats conclus par l'entreprise ne sont pas régies par les normes et standards de l'industrie, de sorte que la question se pose souvent de savoir comment éviter leur perte et organiser le stockage et la comptabilité corrects. La solution la plus raisonnable à cette question serait la délivrance d'un acte social d'une entreprise particulière, qui stipulera la procédure pour la préparation, la conclusion et le stockage de ces documents.
Instructions
Étape 1
Si votre entreprise travaille beaucoup avec des organisations tierces et que le nombre de contrats conclus est important, alors il est judicieux de confier leur stockage au bureau ou au département bureautique. C'est assez pratique, car c'est au bureau que sont enregistrés tous les documents signés par le chef et envoyés par les entrepreneurs. Après l'enregistrement du contrat signé, les employés du bureau doivent faire le nombre requis de copies et les distribuer aux exécuteurs testamentaires responsables, et conserver les originaux des documents dans un endroit spécialement désigné.
Étape 2
Si votre entreprise est petite et que vous n'avez pas de service administratif, ni de commis responsable, alors des contrats importants mais rarement utilisés, par exemple pour la location ou l'achat de biens immobiliers, il est logique de conserver le service juridique avec les documents constitutifs et légaux de la société. Le service comptable, qui les calcule, doit fournir des copies de ces contrats. Au même endroit, dans le service comptable, le magasin et les contrats de fourniture, de services et d'exécution de travaux comme l'un des types de documentation comptable primaire, nécessitant le contrôle des règlements, des conditions de paiement ou des paiements périodiques constants (factures de services publics, communications).
Étape 3
Dans tous les cas, tous les contrats doivent avoir leur propre enregistrement interne, et chacun d'eux doit se voir attribuer un numéro par lequel il sera inscrit dans le registre électronique des contrats. Ce journal peut être fait dans des feuilles de calcul Excel. En plus du journal électronique, il est nécessaire de tenir un registre papier de la délivrance de ces accords, qui indiquera quand et à qui des exécuteurs testamentaires responsables l'original de l'accord a été remis. Ce journal doit contenir des champs pour la signature de l'exécuteur testamentaire responsable, confirmant le fait de la réception et de la livraison du contrat de garde.
Étape 4
Décrire la procédure de travail avec les contrats dans le Règlement sur la procédure de préparation, de conclusion et de stockage des contrats et l'approuver par le chef d'entreprise.
