La documentation de l'entreprise doit être tenue en ordre. Pour faciliter la recherche du contrat nécessaire pour la fourniture de marchandises parmi d'autres documents commerciaux, il vaut la peine de créer une étagère ou un dossier séparé pour eux. Mais pas seulement. Les contrats eux-mêmes doivent également être rationalisés.
Instructions
Étape 1
Rassemblez tous les contrats que vous souhaitez ranger et évaluez-les. Faites attention à la fréquence à laquelle ils sont conclus et avec quels partenaires. Cela vous aidera à choisir comment classer les documents.
Étape 2
Si les partenaires sont nombreux, le mode de commande des contrats à la date de leur conclusion est plus adapté. Dans le cas où, sur une longue période, des contrats sont conclus avec les mêmes entreprises, ils peuvent être regroupés dans une catégorie distincte (dossier) par contreparties. Et dans certains cas, il suffit de classer les contrats par ordre alphabétique des noms des entreprises partenaires.
Étape 3
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, gardez à l'esprit que les dossiers volumineux sont très peu pratiques à utiliser. Passez en revue les contrats et supprimez ceux qui ont expiré de la pile générale. Créez un dossier séparé pour eux. De tels contrats ne sont le plus souvent abordés que de temps en temps, ils ne sont pas requis dans le travail quotidien.
Étape 4
Lorsque vous organisez des contrats par ordre chronologique, respectez les principes généraux de tenue et de stockage des dossiers. Dans ces dossiers qui sont souvent utilisés, les contrats récemment conclus sont situés en haut. Vous trouverez ci-dessous des documents avec une date de création antérieure. Lors du dépôt dans les archives, au contraire, le premier doit être en haut et le contrat conclu le plus récent doit être en dessous.
Étape 5
Utilisez des marqueurs, des balises, des signets et d'autres articles de papeterie pour séparer visuellement une catégorie d'une autre. Assurez-vous que ces délimiteurs sont clairement visibles dans le dossier. Cela facilitera grandement la recherche des documents requis.
Étape 6
Une fois que tous les contrats de fourniture de biens sont classés dans un dossier de manière appropriée, veillez à établir un registre des documents. Mettez-le sur la couverture ou placez-le dans un dossier au-dessus de tous les contrats. Laissez des lignes vides dans le registre. Lorsque vous investissez un nouveau contrat, saisissez les informations le concernant dans le registre.
