La correspondance commerciale fait partie intégrante du workflow. Il faut composer les messages pour qu'en cas de publication il n'ait pas à rougir d'une syllabe libre et des fautes. La lettre aux partenaires commerciaux doit contenir un message d'accueil, être concise et se terminer par une signature détaillée.
Instructions
Étape 1
Si vous ne savez pas quand le destinataire lira la lettre, écrivez dans le message d'accueil « Bonjour » ou « Bonne journée ».
Étape 2
Choisissez une police standard et des lettres noires. Les mots multicolores ne sont pas faciles à lire, détournent l'attention et ne permettent pas de saisir l'essence du texte. Si vous souhaitez surligner une phrase, écrivez: "J'attire votre attention sur le fait que…"
Étape 3
Référez-vous à la personne par son nom et au supérieur - par son nom et son patronyme. Avant de contacter, écrivez "Cher …" La correspondance commerciale peut arriver sur la table du directeur, il est donc préférable d'éviter les expressions diminutives et familières.
Étape 4
Lorsque vous vous adressez à votre partenaire, écrivez les mots « vous », « vous », « votre » avec une majuscule. Si la lettre est adressée à plusieurs personnes, utilisez des minuscules.
Étape 5
Le texte suivant doit être écrit correctement, en phrases simples, sans l'utilisation de mots qui peuvent ne pas être connus du partenaire. Si le texte contient des termes techniques ou des expressions étrangères, assurez-vous de les déchiffrer.
Étape 6
Commencez votre lettre par un énoncé de l'essence du problème, puis posez des questions qui vous intéressent.
Étape 7
Essayez de tenir dans 1/3 feuille A4 de type 12. Les messages volumineux sont difficiles à percevoir, ils ne sont pas lus jusqu'au bout ou des phrases entières sont sautées. Si vous avez besoin de beaucoup communiquer, divisez les informations en plusieurs lettres ou joignez un fichier avec une description détaillée. Si l'information est importante pour le destinataire, il ouvrira définitivement la pièce jointe.
Étape 8
À la fin de votre lettre commerciale, écrivez « Cordialement, nom et prénom. Si la correspondance se fait par e-mail, écrivez une signature qui accompagnera tous les messages. Indiquer les informations suivantes: - nom, prénom, si nécessaire - patronyme; - fonction; - nom de l'organisation; - adresse; - numéro de téléphone - travail et portable; - informations complémentaires - slogan, souhait, etc., si fourni par le style de l'entreprise.
