La correspondance commerciale nécessite de la délicatesse, en particulier lorsqu'il s'agit de lettres au fournisseur, car le motif de l'appel peut être un manquement aux obligations non seulement de sa part, mais également de la part de votre organisation.
Instructions
Étape 1
Si c'est la première fois que vous contactez un fournisseur dans l'intention de lui commander des marchandises, utilisez le formulaire de réclamation d'expédition standard de l'organisation. Si cette déclaration n'est pas publiée électroniquement sur le site Web de l'organisation, écrivez une lettre dans un style libre.
Étape 2
Dans le cas de la commande de plusieurs types de produits en quantités différentes, passez la commande sous forme de tableau en indiquant le nom, l'article, la couleur du produit, le cas échéant. Notez les obligations de payer les marchandises commandées, fournissez au fournisseur les détails de votre organisation, sur la base de ces données, le fournisseur établira un contrat. À la fin de la lettre, exprimez vos espoirs d'une coopération future mutuellement bénéfique.
Étape 3
Si votre lettre au fournisseur concerne sa mauvaise exécution de ses obligations contractuelles, une livraison tardive de marchandises ou de marchandises de mauvaise qualité, qualité ou type, utilisez les phrases "Nous vous informons par cette lettre…", "Nous vous informons…". Indiquez clairement la raison pour laquelle vous ne pouvez pas accepter l'article expédié. Référez-vous au contrat ou à la demande de contrat, qui indique combien d'unités et quel type de marchandises le fournisseur aurait dû vous envoyer. Dans ce cas, il sera plus facile pour le fournisseur de corriger son erreur.
Étape 4
Si votre lettre concerne l'impossibilité de payer les marchandises dans le délai fixé par le contrat, informez-en le fournisseur de la manière la plus douce mais en même temps officielle. Utilisez les phrases "Nous nous excusons pour le retard de paiement…", "En raison des circonstances actuelles, nous ne pouvons pas payer les factures avant…".
Étape 5
Dites à la contrepartie exactement quand vous avez l'intention de lui rembourser la dette et que cette obligation sera garantie d'être remplie par votre organisation. À la fin de la lettre, exprimez l'espoir que cet épisode n'affectera pas votre partenariat à long terme.
