Le flux de documents en comptabilité est la préparation ou la réception des documents comptables primaires, leur mouvement ordonné par les divisions, l'acceptation pour la comptabilité, le traitement obligatoire et le transfert ultérieur vers les archives. Dans les organisations, le mouvement des documents est déterminé par le calendrier de flux de documents.
Pour tous les documents principaux en comptabilité, il existe plusieurs étapes de workflow. La première et principale est la préparation d'un document comptable immédiatement au moment d'une transaction commerciale ou immédiatement après son achèvement. L'enregistrement de l'exploitation de l'activité économique est effectué conformément aux exigences établies. Tous les fonctionnaires qui ont créé et signé les documents principaux sont responsables de l'exactitude des informations contenues dans ces documents.
La deuxième étape est le transfert des documents comptables primaires complétés au service comptable. Le comptable est tenu de vérifier leur contenu, l'exhaustivité et l'exactitude de la rédaction, puis d'effectuer un contrôle arithmétique. En outre, les documents comptables primaires sont traités. Dans le même temps, les indicateurs naturels sont convertis en mesures monétaires. Ce processus est appelé taxation ou tarification.
Ensuite, les documents sont sélectionnés en fonction de leur contenu économique (par exemple, paie, recettes et dépenses de produits finis, etc.) et passent l'imputation. A ce stade, ils indiquent la correspondance des comptes comptables pour cette opération commerciale. En outre, le document comptable principal et les informations qu'il contient sur la transaction commerciale sont inscrits dans le registre comptable. Ensuite, les documents doivent être envoyés aux archives pour stockage.
Il est de la responsabilité du chef comptable d'établir des calendriers et des schémas de flux de travail en fonction des spécificités des activités économiques de l'organisation. L'horaire doit être approuvé par le responsable de l'organisation. Il n'existe pas de forme unifiée pour un tel document. Cependant, il y a les principaux points qui doivent être pris en compte lors de la compilation: le planning de workflow doit refléter le nombre optimal de départements pour passer chaque document primaire et déterminer le minimum de sa présence dans chaque département.
Cet acte réglementaire local est établi sous la forme d'un schéma ou d'une liste de pièces comptables primaires qui doivent être remises par les divisions. Il est impératif d'indiquer les interprètes; refléter quels documents les divisions devraient échanger et dans quel délai. Un flux de travail efficacement organisé garantit l'exécution en temps opportun des états financiers.
Les employés de l'organisation sont tenus de respecter les délais établis pour le flux de documents. Le chef comptable contrôle le respect de l'échéancier.
