Les actifs matériels des entreprises peuvent être remis aux employés pour diverses dépenses commerciales et d'exploitation. Il peut s'agir de l'achat d'articles en stock, du paiement des services de diverses organisations tierces, ainsi que des frais de déplacement. La mise en œuvre de ces fonds doit être reflétée dans un document tel qu'un rapport de dépenses.
À l'heure actuelle, il existe une forme unifiée de rapport préalable - N AO-1, qui est approuvée par une résolution spéciale du Comité national des statistiques de Russie. Il est utilisé par presque toutes les personnes morales, quel que soit le type de propriété dont elles disposent.
Qu'est-ce qu'une note de frais
Fondamentalement, une note de frais est un document recto-verso qui est généralement rempli par le responsable et la personne occupant le poste de comptable. Un document est établi en un seul exemplaire, comme pour les transporteurs, il s'agit d'une forme électronique et papier du procès-verbal. Selon la loi, un tel papier n'a pas le droit d'être conservé sous une seule forme électronique, il doit être imprimé puis signé par le gestionnaire, l'employé responsable et le comptable.
Le document est soumis au plus tard trois jours après l'expiration de la période pour laquelle un certain montant a été émis ou après le retour d'un voyage d'affaires.
Ce qui rentre dans une note de frais
Au verso de ce document, il y a les colonnes 2 à 4, qui indiquent les principaux détails des documents qui confirmeront les coûts encourus. Cela peut inclure le numéro, la date et le nom. La colonne numéro cinq indique le montant des coûts pour ces colonnes. Il y a une section spéciale à remplir si les fonds ont été émis en devises étrangères.
Le rapport préalable doit être accompagné des documents requis dans le formulaire. Ici, vous pouvez noter des documents tels que les ventes et les reçus de caisse, les reçus de caisse, les factures, ainsi que divers documents de transport, tels que les bons de voyage.
La partie principale du rapport est remplie par le comptable. Il est important de vérifier attentivement toutes les informations reflétées dans le document. Par exemple, s'il y a des dépenses ciblées de ressources matérielles, la disponibilité de tous les documents nécessaires est vérifiée, ainsi que l'alphabétisation de leur exécution. Ce n'est qu'alors que le spécialiste commence à remplir le rapport.
Ce document doit avoir son propre numéro et sa propre date. Au recto, le comptable inscrit le nom de l'unité structurelle où travaille la personne visée par le rapport, ses données personnelles et le poste occupé.
Le comptable signe le rapport préalable au recto et la personne qui doit rendre compte de l'argent met une marque au verso. Ce n'est qu'après cela que le document est fourni au gestionnaire, qui, avec sa signature, approuvera le rapport pour le montant spécifié, en l'indiquant en lettres et en chiffres.
