De nombreuses entreprises, quelle que soit leur forme de propriété, préparent chaque année des rapports publics sur les résultats de leurs activités annuelles. Ces documents servent de source d'information pour le grand public, et en même temps, ils sont une preuve visible de l'efficacité ou de l'inefficacité de l'organisation.
La décision de l'assemblée des actionnaires sur le sort futur de l'entreprise, l'évaluation publique des activités de l'organisation, etc., peut dépendre de la qualité de la préparation du rapport annuel. En d'autres termes, une unité spécialisée ou structurelle qui élabore le rapport annuel doit être conscient que non seulement la réputation dépend de la qualité du document final, mais aussi le développement ultérieur de l'entreprise.
Souvent, la tâche de préparer le rapport annuel incombe au service analytique ou à une autre unité structurelle qui exerce les fonctions de collecte d'informations sur les activités de l'ensemble de l'entreprise pour la période annuelle.
Selon le type d'activité de l'organisation et la nature du public auquel les documents sont destinés, le rapport peut être soutenu dans le style de documents internes ou d'informations publiques pour un large éventail de lecteurs. Le style de la documentation interne est suivi pour les rapports présentés au personnel fondateur et aux actionnaires de la société. Dans ce cas, le rapport accorde plus d'attention à la performance financière, à l'efficacité économique et à la réalisation des objectifs clés décrits dans le plan.
Pour un rapport public, qui, en règle générale, est publié sur le site Web officiel pour consultation publique, une description plus détaillée des activités de l'organisation, de ses tâches et de sa mission est requise. Un certain nombre des informations fournies nécessitent une explication détaillée, pour laquelle une section distincte est en cours de préparation. En règle générale, les services d'analyse sont engagés dans l'élaboration d'un rapport public en étroite coopération avec des spécialistes des relations publiques, qui ont la possibilité de corriger les informations en fonction de leur importance.
Quelle que soit la nature du public cible du rapport, tout document final est clairement regroupé en sections. Dans la première section, en règle générale, les tâches qui ont été fixées à l'organisation et les résultats de leur réalisation sont indiqués. Voici les résultats financiers de l'exercice et les résultats de production.
La dernière section, en règle générale, concerne les activités sociales de l'entreprise. En règle générale, ces informations sont contenues dans un rapport public, qui fournit les résultats de la politique sociale de l'entreprise. En tant que matériel à inclure dans le rapport, des informations sont prises sur l'attribution de représentants de l'organisation pour des mérites élevés dans le domaine du soutien social, les résultats d'activités caritatives, etc.
Il ne faut pas oublier que lors de la sélection des informations à refléter dans le rapport, il est nécessaire de préserver l'objectivité des informations fournies. Cette règle doit être respectée même si les résultats des activités de l'entreprise dans certains indicateurs sont loin d'être idéaux ou indiquent des performances insuffisantes. En parlant de cela, le rapport devrait refléter les raisons possibles qui ont conduit à de tels résultats, ainsi que fixer l'attention du public sur la ferme intention d'éliminer le problème dans la période future.
