Le rapport annuel (ci-après dénommé RA) de l'organisation, quelle que soit la taille de l'entreprise, est le principal instrument de communication financière. Le contenu, la portée et la conception de la protection civile dans certains pays, par exemple au Royaume-Uni, sont activement discutés par le public, et des concours sont même organisés pour de tels documents. La préparation et la production de tels GO demandent beaucoup d'argent, et ils sont souvent émis en quantités énormes.
GO est un rapport financier formel. Chaque année GO est envoyé aux actionnaires. GO est préparé par des organisations commerciales et des organisations non commerciales. D'après ce document, on peut juger des activités de l'entreprise pour l'année, sa position présumée pour l'année à venir, on peut voir son état actuel et ses perspectives.
GO présente aux utilisateurs:
• une description générale de l'industrie dans laquelle l'organisation participe;
• états audités des résultats, de la situation financière, des flux de trésorerie et notes annexes;
• analyse de la situation financière de l'entreprise et des résultats obtenus au cours de deux des années précédentes;
• une description des activités de l'organisation au cours de l'année écoulée;
• des informations sur les différents secteurs d'activité de l'entreprise;
• valeur de marché des actions et dividendes.
Ceci est un exemple de HO minimal. Un tel document ne tient généralement que sur quelques pages. Naturellement, cela coûte un peu (sauf dans de rares cas). Elle peut être comparée à une photocopie d'un document. Les organisations produisant ces rapports ont pour objectif de simplement répondre aux exigences légales.
De nombreuses entreprises considèrent GO comme un outil de marketing efficace et sans problème qui aide à diffuser leurs points de vue sur le sort de leur entreprise. En d'autres termes, de nombreuses moyennes et grandes entreprises dépensent beaucoup d'argent pour des rapports vraiment engageants et informatifs. Ce type de GO peut être appelé en toute sécurité un forum à travers lequel une entreprise exprime son attitude, influence, prêche, expose et discute un certain nombre de problèmes et de sujets.
Une lettre ouverte aux actionnaires donne souvent le ton aux déclarations des sociétés ouvertes. Ces lettres se concentrent généralement sur des aspects tels que les résultats de l'année écoulée, les initiatives et stratégies de l'entreprise, les conditions du marché, les événements commerciaux importants, les nouveaux gestionnaires et administrateurs. Ce document est signé par le président du conseil d'administration. Il peut s'agir du président de l'entreprise ou de son chef de l'exploitation.
Certaines de ces lettres peuvent contenir une douzaine de pages ou plus et inclure des photographies du PDG dans diverses poses.
Le plus souvent, cependant, ces lettres sont nettement plus courtes et ne comptent que 3000 mots, voire moins.
GO est souvent utilisé comme un outil pour promouvoir un sujet ou un concept qui a été approuvé par la direction de l'organisation (marketing de personnalités de premier plan). Dans ce cas, on peut rencontrer des expressions telles que « Se préparer aux réalités du futur » ou « Répondre aux besoins de l'ère informatique ». Entre autres choses, la société civile inclut parfois des événements individuels ou des conditions économiques qui ont eu lieu au cours de l'année en cours.
Certaines entreprises prescrivent différents jalons et anniversaires dans leurs rapports, démontrant leurs succès au public, soulignant leur fiabilité et leur qualité. D'autres organisations produisent des rapports volumineux et multifaces dans un format éprouvé qu'elles utilisent chaque année avec des modifications mineures généralement liées aux mises à jour des données.
Dans tous les cas, le meilleur HO est celui qui définit clairement les stratégies de croissance rentable et présente l'organisation sous un jour favorable.
