La gestion de toute entreprise doit prendre en compte de nombreux facteurs, à la fois externes et internes, dans ses activités. Tous les plans ne sont pas exécutés comme prévu. Les employés, en résolvant les tâches assignées, peuvent commettre des erreurs involontaires ou se retirer des tâches qui leur sont assignées. C'est pourquoi le gestionnaire doit exercer des fonctions de contrôle au quotidien.
A quoi sert le contrôle ?
Les activités d'une organisation, qu'il s'agisse d'une structure commerciale ou d'une institution gouvernementale, se déroulent constamment dans un environnement en évolution. L'une des fonctions de l'appareil de gestion est de prendre en compte de tels changements et d'apporter des ajustements aux processus de production. Dans le même temps, le manager doit organiser correctement le personnel et le motiver à accomplir les tâches actuelles et futures.
Le contrôle régulier et planifié des activités des subordonnés fait partie intégrante de la gestion. De cette façon, vous pouvez identifier en temps opportun les lacunes dans le travail des employés, détecter les erreurs et les erreurs de calcul. Toutes les perturbations dans le fonctionnement d'une entreprise ne sont pas dues à des actions erronées du personnel. Parfois, les erreurs sont commises par les gestionnaires eux-mêmes, par exemple, déformant le sens des ordres venant d'en haut.
Le contrôle depuis le poste de direction est un système de mesures clair et bien pensé pour vérifier l'exactitude de l'exécution des instructions et des ordres de la direction. Ce concept inclut également le contrôle de la stricte performance des employés de leurs tâches fonctionnelles. Dans une organisation où une partie importante du travail est effectuée par des personnes, et non par des machines et des mécanismes, le contrôle est directement lié à la notion de pouvoir et de régulation administrative des activités.
Le contrôle comme fonction de gestion
La tâche du système de contrôle est d'établir certaines normes par lesquelles les employés doivent être guidés dans leurs activités. Pour que le contrôle soit efficace, il faut des repères permettant au manager d'évaluer la performance de chaque employé. La différence entre la norme et la performance obtenue devrait être la base de la modification des processus de travail.
Les fonctions de contrôle dans la gestion entrent en vigueur dès le stade de la planification des activités de l'organisation. Lors de l'élaboration des plans de travail des départements, les gestionnaires doivent y prévoir des mesures de vérification, en indiquant le calendrier de leur mise en œuvre et la personne responsable de la mise en œuvre. Le caractère planifié du contrôle permet de réaliser un audit des activités non pas au cas par cas, mais de manière systématique.
Le but ultime du contrôle est d'atteindre un état de fait dans lequel la gestion de l'organisation se concentre sur la performance la plus efficace des indicateurs de performance. Lors de la planification des activités de contrôle, le gestionnaire doit tenir compte des caractéristiques psychologiques de chaque employé et de l'équipe dans son ensemble. Un système d'inspection mal structuré peut avoir un impact négatif sur le personnel, peut entraîner une baisse de la motivation et une augmentation de la tension.
