Tout mouvement de marchandises d'un fournisseur à un consommateur doit être correctement documenté; pour cela, un certain nombre de documents d'expédition sont utilisés qui régissent les règles de transport et les conditions de livraison des marchandises.
Instructions
Étape 1
La lettre de voiture fait partie des documents d'expédition, qui peuvent être utilisés comme reçus et ordres de débit. Ce document doit être correctement formaté. La facture doit contenir des informations sur le produit, sa quantité, le prix pour chaque article et le montant total, le numéro et la date d'émission du document doivent être indiqués. La lettre de voiture est établie par les personnes responsables lorsque les marchandises sont dédouanées à l'entrepôt et lorsqu'elles sont reçues à l'organisation commerciale, elle doit être certifiée par les scellés ronds du fournisseur et du destinataire.
Étape 2
L'enregistrement des marchandises reçues est effectué sur la base de la clause 2.1. "Recommandations méthodologiques pour la comptabilisation et l'enregistrement des opérations de réception, de stockage et de mainlevée des marchandises dans les organisations professionnelles". Tous les documents d'accompagnement (facture, lettre de voiture, etc.) sont tamponnés et toutes les réceptions sont enregistrées dans le "Journal des entrées de marchandises", qui indique le nom, le numéro et la date du document de réception, ainsi que des informations sur le produit. Après acceptation de la marchandise, les données des documents d'accompagnement ne peuvent plus être révisées. Les marchandises doivent être capitalisées le jour de leur réception, dans le cas contraire, une mention est faite dans le rapport de marchandise indiquant les raisons de l'impossibilité de comptabiliser les marchandises le jour de leur réception effective.
Étape 3
Dans le cas où les marchandises reçues ne correspondent pas à la liste documentaire, celle-ci est acceptée par une commission spéciale, et un « Acte d'acceptation » est établi. Si les écarts portent sur la quantité et la qualité de la marchandise, alors une « loi relative à la constatation des écarts de qualité et de quantité lors de la réception des articles en stock » est rédigée, en présence des représentants du fournisseur et du responsable matériellement. Si un excédent de marchandises est constaté, la présence des représentants du fournisseur est facultative.
