Travail de bureau - travaillez avec des documents et un support de documentation pour la gestion dans cette organisation particulière, réglementée par GOST R 51141-98 "Travail de bureau et entreprise d'archivage. Termes et définitions". L'organisation du travail de bureau est l'organisation de l'enregistrement, du stockage et de l'utilisation des documents entrants, sortants et internes dans les activités courantes de l'entreprise.
Instructions
Étape 1
Lors de l'organisation du travail de bureau, décidez si votre entreprise, organisation, divisions ou succursales géographiquement éloignées, tenez compte de ce fait et fournissez un mécanisme d'interaction avec ces divisions. Le système de travail de bureau en eux devrait être identique à celui du siège social afin d'éviter les problèmes lors de l'enregistrement et de la paperasserie.
Étape 2
Réfléchissez aux formes existantes de travail de bureau que vous utiliserez: centralisé, mixte ou décentralisé. Leur choix est déterminé par la structure de l'entreprise (si elle a des subdivisions géographiquement éloignées) et l'équipement technique du service de gestion de bureau. Si ce service est en petit nombre et n'est pas assuré techniquement, alors une partie de ses fonctions est transférée aux subdivisions. Dans ce cas, un travail de bureau mixte a lieu. Dans le cas où ce service est équipé de tout le personnel, du matériel et des logiciels nécessaires, cette forme de tenue de dossiers sera alors centralisée.
Étape 3
Dans chaque unité structurelle, sélectionnez une unité de dotation spéciale qui effectuera le travail de bureau. Si cela n'est pas possible, nommez un autre employé qui combinera l'exercice de ses fonctions principales avec la fonction de commis.
Étape 4
Déterminez le nombre et la nomenclature des cas, qui comprendront tous les documents entrants, sortants et internes. S'il s'agit de documents d'une organisation supérieure (mère), ils sont alors soumis au responsable pour examen; les documents des organisations subordonnées doivent être soumis pour examen à l'administrateur général chargé de travailler avec elles. En conséquence, les appels des citoyens sont adressés au député qui est chargé de travailler avec la population.
Étape 5
Après avoir identifié le cercle de correspondants, créez un classificateur grâce auquel vous pouvez immédiatement déterminer à quel groupe de correspondants appartient ce document. Par exemple, pour les agences gouvernementales, attribuez le code 01, pour les lettres d'une organisation supérieure - code 02, pour les fournisseurs - code 03, pour les clients - code 04, etc. Cela aidera à rationaliser le flux de documents au sein de l'organisation.
Étape 6
Déterminez sous quelle forme la circulation du document sera effectuée - dans un magazine ou une carte. Les deux formulaires sont implémentés dans des programmes spéciaux pour la gestion électronique des documents. Si vous ne pouvez pas encore acheter un tel programme, utilisez des journaux d'enregistrement de documents électroniques, ils peuvent être rédigés sous Excel.
