Une lettre commerciale est l'élément principal de la correspondance commerciale. L'image positive de l'entreprise dépend de l'alphabétisation du document rédigé. Les lettres commerciales sont rédigées par les secrétaires et les assistants de direction de l'entreprise.
Composer une lettre commerciale
La rédaction d'une lettre commerciale a nécessairement un objectif: offrir une coopération, augmenter les ventes à l'organisation, accélérer le processus de paiement des marchandises, faire des réclamations, remercier pour quelque chose, conclure un accord, féliciter. La lettre doit être composée dans un but précis et elle doit y être exprimée autant que possible. Assurez-vous de connaître les détails de l'entreprise où vous allez envoyer la lettre. Vous devez en savoir le maximum sur un partenaire potentiel.
Souvent, les entreprises envoient beaucoup de lettres proposant des biens ou des services, mais en même temps, il y a un minimum d'informations sur les destinataires. C'est la principale erreur de tous les hommes d'affaires novices. Après tout, il est toujours plus agréable pour le destinataire d'une lettre de savoir qu'il s'adresse personnellement à lui. Par exemple, s'adresser à une personne par son nom est la base d'une lettre de vente réussie. Et même si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, dans tous les cas, vous ne pouvez pas écrire la position de la personne dans une version abrégée en vous référant à lui.
Conception de lettre d'affaires
Idéalement, chaque entreprise a son propre nom de marque. C'est sur elle qu'une lettre commerciale est rédigée. L'en-tête contient toujours le nom de l'organisation, l'emplacement réel et légal, les contacts, le site Web, l'adresse e-mail, le logo et d'autres informations sur l'organisation. Les marges des lettres commerciales: en bas, en haut, à droite et à gauche ont des tailles standard. La marge de gauche est de 3 cm car tous les documents sont envoyés au classement. Marge droite - 1,5 cm Indentation haut et bas: 1 cm.
Chaque lettre commerciale commence par un titre court et accrocheur au milieu. Le titre révélera certainement le contenu du texte. L'en-tête de la lettre commerciale contient: le nom de l'entreprise destinataire avec le nom complet, ainsi que la fonction de la personne destinataire (en haut à droite). Le coin supérieur gauche sous l'en-tête est un endroit pour indiquer le numéro et la date de la lettre d'inscription (sortante). Si une lettre commerciale est écrite sous forme de lettre de réponse, vous devez indiquer à quel document cette lettre répond. L'en-tête d'une lettre commerciale est indiqué après la date et le numéro du document. La signature de l'expéditeur est indiquée à la fin de la lettre. De plus, le nom complet et le poste doivent être écrits.
Si la lettre contient des données financières sur l'entreprise, la signature du chef comptable doit également figurer en bas. L'ordre des signatures est le suivant: d'abord, la signature du directeur général, et en dessous celle du chef comptable. Aussi, à la fin de la lettre, le sceau officiel de l'organisation est apposé sur la signature. La taille Times New Roman 12th et l'interligne simple sont la norme pour la correspondance commerciale formelle. Il est d'usage d'envoyer une lettre commerciale, qui est une proposition sérieuse, par courrier, et non par fax ou e-mail. Le coursier remet personnellement la lettre au directeur ou au secrétaire. Une telle lettre doit être livrée dans une grande enveloppe d'entreprise, imprimée par méthode typographique. Tout cela contribue à créer une image favorable de l'entreprise.
