Un bureau privé ou une organisation gouvernementale, confronté à la nécessité de déménager, est obligé de résoudre des problèmes avec le mouvement d'une énorme quantité de meubles, d'équipements et de technologies accumulés pendant l'opération. Il est impératif que tous les articles soient déplacés proprement sans dommage. Par conséquent, il est nécessaire d'organiser correctement le déménagement du bureau.
Le déménagement du bureau prendra un certain temps, alors faites-le bien à l'avance, prévoyez environ un mois pour toute la préparation. A quels points faut-il être particulièrement attentif ?
✔ Si l'entreprise est assez grande et dispose d'un effectif important, il est conseillé de préparer à l'avance un plan de gestion pour un tel événement responsable. Il est nécessaire d'identifier les tâches prioritaires, de déterminer le budget, de nommer des employés responsables pour tous les points et, surtout, de nommer un coordinateur pour l'ensemble du processus de déménagement. C'est lui qui prendra en charge les tâches principales et secondaires. Assurez-vous d'informer les clients que vous envisagez de déménager dans un nouveau bureau.
L'étape suivante consiste à signer une entente avec l'entreprise de déménagement de votre choix. Outre les opérations de chargement et de déchargement et le transport des biens jusqu'au point de destination, des clauses supplémentaires peuvent être ajoutées au contrat. Par exemple, démonter et assembler des meubles, les placer dans une nouvelle pièce, connecter les services publics et les équipements fixes, nettoyer les locaux après un déménagement.
Faites une liste complète des biens concernés par le déménagement. Il sera certainement nécessaire pour attirer des professionnels d'une entreprise de transport et aidera à éviter toute confusion lors du déménagement d'un bureau par vous-même. Débarrassez-vous de tous les biens inutiles - vendez-les, stockez-les ou jetez-les. Il n'est pas nécessaire de perdre de l'argent et du temps sur le transport de choses inutiles.
✔ Préparez la documentation reflétant le plan de vos futurs locaux, le placement des postes de travail des employés dans un nouveau lieu, où le mobilier et les ordinateurs seront installés dans le nouveau bureau. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.
✔ Vous pouvez acheter tout le matériel d'emballage et les cartons nécessaires auprès de la compagnie maritime elle-même. Emballez tous les objets personnels dans des boîtes. Assurez-vous de marquer avec des autocollants. Il est conseillé aux employés d'émettre un mémo-instruction sur la façon de le faire correctement.
Débranchez les ordinateurs et autres équipements de l'alimentation électrique. Cela est fait uniquement par un spécialiste - un administrateur système.
Faites des listes de toutes les personnes impliquées dans le déménagement. Préparez des laissez-passer à l'avance pour tout le monde, s'il y a un besoin pour eux. Énumérez tous les véhicules impliqués dans le déménagement du bureau. Assurer un passage sans entrave vers le lieu de chargement/déchargement.
Déménager le bureau de l'entreprise est un événement assez grave. Mais, comme vous pouvez le voir, avec la bonne approche et la bonne organisation, tous les coûts peuvent être minimisés. Pour ce faire, il suffit de planifier correctement le processus et les désagréments associés au déménagement seront minimisés tant pour les employés que pour les clients de l'entreprise.
