La préparation et la soumission des cas aux archives font partie intégrante du flux de travail. Leur enregistrement débute dans l'organisation dès le dépôt des documents, et se termine par le transfert aux archives à la fin de l'année civile ou des périodes de conservation. Dans certains cas, les fichiers sont conservés pendant plus d'un an. Il s'agit, par exemple, des documents relatifs aux dossiers du personnel.
Instructions
Étape 1
Pour que la procédure de dépôt des dossiers dans l'archive ne prenne pas beaucoup de temps, vous devez suivre les règles pour leur enregistrement lors du workflow en cours. Lors du transfert de cas aux archives pour un stockage permanent ou temporaire, vous devez assembler des documents, des feuilles de numérotation, établir une inscription définitive, si les instructions de travail le prévoient, ainsi qu'établir un inventaire interne.
Étape 2
En même temps, le nom de l'organisme ou de l'entreprise, l'index selon la nomenclature des dossiers, la date d'ouverture et de clôture du dossier, ainsi que la durée de conservation sont indiqués sur la page de titre du dossier remis. vers les archives.
Étape 3
Les documents à archiver sont classés dans un dossier à couverture rigide séparé. Si le document a une valeur particulière, en règle générale, il n'est pas cousu, mais placé dans un dossier ou une enveloppe et attaché au boîtier. A la fin de l'étui cousu et numéroté, une feuille d'attestation est placée, et au début - un inventaire interne. Dans ce cas, l'épaisseur du boîtier ne doit pas dépasser 40 mm et le nombre de feuilles ne doit pas dépasser 250.
Étape 4
Pour les cas qui sont conservés dans les archives de façon permanente, ainsi que temporairement, mais pas moins de 10 ans, un inventaire est dressé pour le transfert des cas aux archives. Parallèlement, un inventaire séparé est dressé pour les documents relatifs aux dossiers du personnel. Les noms des cas y sont inscrits, chacun étant affecté d'un numéro de série, et un code de nomenclature est également indiqué. Les inventaires sont réalisés en double si les fichiers restent dans les archives de l'organisation. Si les fichiers doivent être transférés aux archives de l'État, il devrait y en avoir quatre exemplaires.
Étape 5
Les cas qui sont soumis à un stockage après leur achèvement pendant moins de 10 ans peuvent être archivés à la discrétion de la direction de l'organisation. La nécessité de soumettre des cas dépendra de la charge de travail des archives, de la fréquence d'accès aux documents anciens, etc.
