La participation à des expositions et des foires est un mécanisme important pour promouvoir un produit ou un service de toute organisation sur le marché. C'est pourquoi la préparation à la participation doit être effectuée selon un mode d'une importance particulière. Il n'y a pas de bagatelles dans cette activité, car tout détail exposé à de larges cercles du public peut avoir des résultats à la fois positifs et négatifs.
En règle générale, l'organisation de la présentation de l'entreprise lors d'expositions incombe aux services de relations publiques, aux centres de presse, ainsi qu'à d'autres divisions structurelles impliquées dans les activités d'exposition et de foire. S'il n'y a pas de telles réserves de main-d'œuvre, alors toute l'entreprise est impliquée dans l'organisation, de la direction au personnel de bureau.
Dans une large mesure, la présentation d'une entreprise dépend de la nature de l'exposition. En règle générale, les événements de l'industrie rassemblent des personnalités d'un certain domaine d'activité: commerce, construction, activité scientifique, etc. Ainsi, l'entreprise doit être prête à voir les réalisations de ses partenaires et concurrents sur les stands voisins. La fréquence de l'exposition influe également sur la façon dont le stand doit être conçu. Pour les événements annuels, il est inacceptable d'utiliser des supports de présentation obsolètes élaborés sur la base d'informations non pertinentes.
Le processus de préparation de l'exposition commence plusieurs mois avant son début. La première étape pour créer un matériel de présentation est de rédiger un concept. Ce plan de participation schématique comprend une liste de matériel de présentation: stands, bannières, produits vidéo et audio, livrets et autres documents. Les archives des participations aux expositions, qui sont constituées par les services de relations publiques, permettront de préparer la quantité optimale de matériel. En même temps, l'estimation des coûts pour la production de matériel de présentation est approuvée.
A ce stade, il est important d'identifier les points forts de l'entreprise, c'est-à-dire son produit ou service. Les avantages concurrentiels doivent être clairement communiqués aux consommateurs potentiels par le biais de supports de présentation - brochures, bannières, clips vidéo. Il ne faut pas oublier les aménagements de stand spéciaux qui peuvent être réalisés à la demande du client - maquette d'un nouvel équipement ou panorama visuel des matériaux en cours de fabrication. Si une entreprise produit de la vaisselle incassable, il conviendrait de démontrer la qualité du produit lors d'une exposition spécialisée, en donnant à quiconque la possibilité d'essayer d'endommager le produit.
En outre, il serait éthiquement correct de prévoir la possibilité d'une longue conversation entre un visiteur intéressé de l'exposition et un représentant de l'entreprise. Un bloc avec des notes et des stylos doit être installé sur le stand afin que chacun puisse prendre des notes au cours de l'obtention des informations nécessaires. Il est souhaitable que ces accessoires soient marqués du logo de l'entreprise.
La deuxième étape consiste à élaborer des options de projet pour les bannières et les installations de stand. En règle générale, cela se fait en utilisant un schéma de couleurs, une police et un logo d'entreprise. Les tailles de tous les stands sont réalisées ou achetées en tenant compte de la taille de la cellule de présentation.
L'étape suivante est la sélection du personnel pour travailler sur le stand. Souvent, la présentation est effectuée par les employés de l'entreprise. Un avantage important de cette approche est que les spécialistes peuvent parler avec compétence des activités de l'organisation et, si nécessaire, répondre aux questions que les visiteurs de l'exposition peuvent avoir. Des employés supplémentaires pour participer à la présentation peuvent être embauchés comme figurants pour distribuer des dépliants, remplir des questionnaires, etc.
L'efficacité de la participation est déterminée par un simple calcul du volume des partenariats établis. Plus l'intérêt des visiteurs de l'exposition pour le dispositif de présentation est élevé, plus l'effet de la participation de l'entreprise à l'événement est grand. Par conséquent, il est préférable que la demande de participation à l'exposition ait été soumise l'une des premières, afin que le participant ait la première possibilité de choisir l'emplacement du stand. De plus, vous ne devez pas refuser les offres des organisateurs du salon d'agir en tant que partenaire privilégié de l'événement. Cet avantage augmentera le nombre de rotations du nom de l'organisation durant l'exposition, et aura également un effet positif sur l'image de l'entreprise.
